Sledeće odredbe zakona o GDPR-u i regulative za zaštitu podataka o ličnosti i Pravilnika o zaštiti podataka o ličnosti , Svetlana Popović direktorka EKSINO d.o.o. Šabac , Prote Smijanića 4 , 15000 Šabac, pib 100111873, mat.br. 06330037, donosi dana 18.10.2019. u Šapcu ovaj :
KODEKS POSTUPANJA
(Anex 1. Pravilnika o zaštiti podataka o ličnosti)
Član 1. – O zaštiti privatnosti ?
U firmi Eksino , zastupniku „ a brand of Freudenberg“-kompanija Klüber Lubrication , OKS Spezialschmierstoffe , Chem-Trend i drugih stranih kompanija , ponašamo se tako da gradimo dugoročne odnose poverenja u kvalitet-cene- isporuka sa našim kupcima – pravnim licima kao i sa onima licima koja kupuju od nas direktno preko E platforme.
Firmama, koje su korisnici naših logističkih usluga , posvećujemo posebnu pažnju u negovanju lojalnosti kroz poverenje u kvalitet našeg servisa jer “ vaš interes je naš“.
Naši kupci i njihovo poverenje u nas su nam najvažniji i zbog toga nećemo deliti informacije o njima , sa drugima a da se nisu predhodno složili sa tim.
Ovaj Koteks postupanja ,objašnjava kako Eksino sakuplja i zašto informacije o ličnosti , na koji način ih obrađuje , traži od lica , menja ih i/ili briše.
Naš cilj je da obezbedimo sigurnost podataka o ličnosti kroz jasna pravila i IT poslovni sistem , kao i da dostignemo standarde naših partnera iz država članica EU gde se regulativa za zaštitu podaka primenjuje od 25. maja 2018. godine.
Član 2. – O informacijama o kupcu ?
U kontaktu sa Eksino , lice u ime firme , osim podataka o nazivu i adresi firme, daje i svoje lične informacije : ime i prezime, adresa e-pošte , broj telefona. Fizičko lice , koje kupuje u svoje ime , sem navedenih ličnih informacija ,daje i kućnu adresu.
Eksino koristi informacije o kupcu ,između ostalog , da bi pružio dobru uslugu tokom procesa prezentacije asortimana robe i usluga , tehničke podrške , upita , ponuda , naručivanja, isporuke, eventualne reklamacije i razvoja naše prodaje i podrške,kao i samog informacionog sistema.
Eksino komunikaciju sa klijentima : telefonom (fiksni,mobilni),elektronskom poštom, sms porukama , chat-ćaskanjem ,pismom, fizičkim kontaktom na sastanku kao i digitalnim medijima (vebinari i sl.).
Član 3.- O odgovornost za lične informacije ?
Odgovorna za lične podatke kao rukovalac je EKSINO d.o.o. Šabac , 015 343 301 , Pib 100111873, mat.br. 06330037. Obrada podataka se vrši od strane EKSINO d.o.o. Šabac, kao obrađivača.
Član 4.- O nameni, procesima, čuvanju informacija ?
( Prikaz 1.)
Namena | Procesi | kategorija |
Prodaja robe | Obrada upita Obrada ponude Obrada porudžbine Isporuka na adresu firme ili kučnu adresu ( obaveštavanje , kontaktiranje u vezi dopreme robe) Obrada, eventualnih reklamacija | Poslovni korisnici ( društva, preduzetnici ): Kontakt lični podaci su ime i prezime, e.mail adresa ,broj telefona mob. odgovornog lica u firmi za proces Fizičko lice : Kontakt lični podaci su ime i prezime,e.mail adresa, kućna adresa ,broj telefona |
Tehnička podrška | Zakazivanje posete pogonu Davanje saveta /preporuka | |
Konsultancije- carinjenje | Obrada dokumnata za carinjenje Konsultacije u vezi uvoza-izvoza robe Prevoz robe | |
Pravna osnova: U cilju ispunjavanja ugovornih obaveza ,i nformacije se obrađuju u skladu sa legitimnim interesom koristeći informacioni poslovni sistem. | ||
Vreme skladištenja : vremenski period za skladištenje podataka zavisi o kategorije korisnika , učestalosti kupovine, garantnom roku (najmanje 3 godine) . Za poslovne korisnici: informacije o konaktima čuvaju se do 5 godina, a zatim se anonimiziraju.Ovaj proces se odvija jednom godišnje u skladu za IT protokolom. Informacije o kontaktima sa klijentima starijim od 5 godina sa otvorenim saldom biće netaknuta i procenjene za anonimizaciju na kraju poslovne godine u skladu sa računovodsvenim i poreskim propisima. Za fizička lica : informacije o ličnim podacima , čuvaju se sve dok nalog-porudžbina nije završen ( isporučeno,plaćeno, eventualno vraćeno ) a nakon toga za najviše 12 meseci.
|
( Prikaz 2.)
Namena | Procesi | kategorija |
Analiza ,razvoj i poboljšanje naših proizvoda i usluga, kanala distribucije, našeg IT sistema radi najoptimalnije ponude korisnicima | Razvoj web strane i njenih funkcija,kao što su korisničke informacije,prezentacije proizvoda i funkcije vezane za prodavnicu. Obezbeđenje naših logističkih procesa i prognoze zaliha. Podrška za naš IT sistem u cilju generalnog povećanja sigurnosti naših kupaca ,dobavljača i partnera. Razvoj našeg asortimana roba i usluga. Na osnovu sakupljenih podataka o veličini firme-segment delatnosti kupca- geografska lokacija, sortiramo u različite tipove industrije i kategorije potrošača. Podaci se dalje koriste za analizu i planiranje poslovnog razvoja. | Korespodencija i povratne informacije o našim proizvodima i uslugama. Anonimni podaci (npr. klikovi i istorija posetilaca naše web stranice) Tehnički podaci vezani za digitalne uređaje koji se koriste i njihova podešavanja (npr. domen, podešavanja,pretrađivači,operativi sistem i sl.) Tehnički podaci vezani za predmet podmazivanja
|
Pravna osnova: Obrada je neophodna kako bi zadovoljili legitimni interes nas i kupaca u proceni,razvoju i poboljšanju ponude, kanala ditribucije i IT poslovnog sistema. | ||
Vreme skladištenja : vremenski period za skladištenje podataka zavisi o kategorije korisnika , učestalosti kupovine, garantnog roka (najmanje 3 godine) . Za poslovne korisnici: informacije o konaktima čuvaju se do 5 godina, a zatim se anonimiziraju.Ovaj proces se odvija jednom godišnje u skladu za IT protokolom. Informacije o kontaktima sa klijentima starijim od 5 godina sa otvorenim saldom biće netaknuta i procenjene za anonimizaciju na kraju poslovne godine u skladu sa računovodsvenim i poreskim propisima. Za fizička lica : informacije o ličnim podacima , čuvaju se sve dok nalog-porudžbina nije završen ( isporučeno,plaćeno, eventualno vraćeno ) a nakon toga za najviše 12 meseci.
|
( Prikaz 3.)
Namena | Procesi | Kategorija ličnih podataka |
Predstavljanje relevantnih preporuka proizvoda, aktivnosti i vesti | Ime ,korisničko ime,pol. Kontakt informacije (kućna adresa,e-mail,broj telefona,msto prebivališta…) Istorija upita/porudžbina Kupovina i generisanje podataka (npr. klikom i posetom na našoj web lokaciji generiše se istorija koja je u direktnoj vezi sa našim digitalnim kanalima kao što su Google…..) | |
Pravna osnova: Obrada je neophodna kako bi zadovoljili legitimni interes nas i kupaca u proceni,razvoju i poboljšanju ponude, kanala ditribucije i IT poslovnog sistema. | ||
Vreme skladištenja : vremenski period za skladištenje podataka zavisi o kategorije korisnika , učestalosti kupovine, garantnog roka (najmanje 3 godine) . Za poslovne korisnici: informacije o konaktima čuvaju se do 5 godina, a zatim se anonimiziraju.Ovaj proces se odvija jednom godišnje u skladu za IT protokolom. Informacije o kontaktima sa klijentima starijim od 5 godina sa otvorenim saldom biće netaknuta i procenjene za anonimizaciju na kraju poslovne godine u skladu sa računovodsvenim i poreskim propisima. Za fizička lica : informacije o ličnim podacima , čuvaju se sve dok nalog-porudžbina nije završen ( isporučeno,plaćeno, eventualno vraćeno ) a nakon toga za najviše 12 meseci.
|
Član 5.- O pravu za pristup, promeni ili brisanje podataka ?
Eksino obezbeđuje svakom klijentu ,po zahtevu, pristup informacijama sa kojima Eksino raspolaže , pošto se osoba identifikuje (scan ličnog dokumenta, slika).
Eksino priznaje pravo „Right to delete“ klijentu po zahtevu za brisanje korisnikovih informacija. Informacije o poslovnim korisnicima se pregledaju i anonimiziraju nakon 5 godina, ako u toku poslednje 4 godine nije izvršena nikakva transakcija. Fizička lica, tj. informacije o potrošačima,prati ista procedura anonimiziranja pod uslovom da su sve obaveze Eksina i kupca završene.
Klijent ima pravo da promeni i/ili ispravi lične podatke i/ili se odjavi iz komunikacija sa Eksino putem e-maila ili pozivom na tel.015 343 301.
Član 6.- O Kodeks privatnosti na sajtu ?
Ovaj Kodeks privatnosti se odnosi samo na Eksino websajt i ne odnosi se na web sajtove koje posećujete a u vlasništvu su trećih lica , koja imaju svoju nezavisnu politiku privatnosti.
Član 7.- O web prodavnici ?
Eksino koristi WordPress platformu sa WooComerce-om. To je tehnika koja se koristi da omogući korisniku da pregleda i koristi Eksino web na najbolji i najlakši način . Forme i strane za pristupanje/logovanje rade bez zastoja jer su slike prikazane korektno kao i padajući meni te je olakšano prikupljanje i sortiranje informacija.
Član 8.-O kolačićima na web prodavnici?
Kolačići (dve vrste) su mala tekstualna datoteka , koja je sačuvana na računaru korisnika i koristi se da pojednostavi korišćenje Eksino web lokacije. Kolačić ne sadrži lične infomacije i ne utiče na korisnikom računar.
Kolaćić tzv.sesije , privremeno čuva u memoriji računara korisnika ,kada pretražuje i pregleda Eksino web stranicu, a zatim nestaje kada Korisnik zatvori web pregledač. Uz pomoć tih kolačića , korisnikovi podaci se privremeno sačuvaju u formama na sajtu ako ste ih popunili na jednoj stranici , a zatim prešli na drugu stranicu pa se vratili , da ne morate ponovo da unosite podatke.
Druga vrsta kolačića dugo čuva datoteku na računaru. Eksino ga koristi da olakša korisniku kada posećuje web. Podaci iz korpe za kupovinu, konkretan proizvod ili lista i korisnikova poseta ,biće sačuvani da korisnik ne mora ponovo da unosi iste podatke kada poseti web stranicu.
Takođe, kolačići se koriste za pružanje relevantne statistike o posetiocima web stranice što će Eksino koristiti za odrđavanje i poboljšanje usluga.
Eksino-v Sajt koristi dodatke i vidžete koji koriste kolačiće.
Eksino-vi kolačići bi trebalo da olakšaju našim kupcima da koriste web servis i,a Eksinu da im pruži kvalitetniju uslugu. Korisnik web servisa mora da se saglasi i da prihvati kolačiće prilikom prve posete Eksino web sajta.
Član 9.- O licima sa kojima možemo da podelimo lične podatke ?
Eksino će morati da prosledi informacije o korisnicima sa licima-službama, koje koriste podatke za obavljanje delatnosti, u lancu izvršavanja usluge i obaveze prema kupcu . Ta lica su društva i preduzetnici koji obrađuju informacije o korisniku prema Eksino-om nalogu u svrhu obavljanja delatnosti Eksina. Neophodno je da Eksino podeli podatke sa sledećim službama za aktivnosti.
Eksino proverava sva lica sa kojima sarađuje kako bi osigurali bezbednost podataka Korisnika. Potpisivanjem Izjave o poverljivosti podataka, svaka od službi se obavezuje da će ispuniti Eksino zahteve u pogledu sigurnosti podataka ,kao i ograničenja i zabrane u vezi daljeg prenos podataka trecim licima.
Takođe, Eksino je u obavezi da podeli korisnikove informacije po nalogu pravosudnih organa ,koja su nezavisno odgovorna lica i Eksino ne odgovora za dalje postupanje sa podacima.
Drugi nezavisni organi sa kojima Eksino mora da deli podatke su:
Član 10. O mestu obrade informacija ?
Eksino nastoji da korisnikove kontakt informacije obrađuje unutar Srbije . Međutim, Eksino će možda morati da prenese informacije partnerskim ino-firmama iz EU (pomoćna strana). U ovom slučaju , pomoćna strana može da koristi samo informacije relevantne za svrhu obavljanja ugovornih odnosa.
Isto se odnosi kada je Eksino u poziciji treće strane i deli nformacije dobijene od partnerskih ino-firmi iz EU i to prema Eu normama.
Bez obzira na zemlju u kojoj se obrađuju podaci o kontaktima sa klijentima, Eksino preduzima sve razumne pravne,tehničke i organizacine mere kako bi osigurao da je nivo zaštime isti kao u EU ,jer je Srbija po SPP-u prihvatila da koristi GDPR i obavezala se da primenjuje istu politiku privatnosti kao i u ostalim državama članicama EU.
Član 11.- O IT sistemu kao zaštiti ?
Eksino koristi IT sistem za obradu podataka na način da štiti privatnost ,integritet i pristup informacijama o kontaktima sa klijentima, U Eksinu , samo osobe koje su ovlašćene za obradu ličnih podataka imaju prisup podacima.
Član 12.- O inspekciji podataka ?
Država je u obavezi da prati primenu zakona,a osoba koja smatra da Eksino nepravilno rukuje ličnim podacima ,može da podnese žalbu Povereniku za zaštutu podataka o ličnosti.